Facturatie is waarschijnlijk mijn minst favoriete onderdeel van ondernemen. Pas op, ik ben graag bezig met mijn centen, wat er binnenkomt, wat er buitengaat,… Ik ben heel goed op de hoogte van mijn financiële situatie en vind dat ook belangrijk. Als je niet weet welke mogelijkheden er zijn, wat je zeker nodig hebt om rond te komen of er gewoon geen zicht op hebt kan je volgens mij niet ondernemen. Of dan zal het toch heel wat moeilijker zijn!

Wat ik het minst leuke vind aan heel het administratieve verhaal, is het betalen van de facturen. Niet omdat er dan geld van de rekening gaat (al moet ik toegeven dat sommige facturen wel pikken 😉 ), maar wel de moeite die het kost om dat te doen.

Overal facturen!

Eerst en vooral komen de facturen langs alle kanten binnen. Via de post en per mail komt er vanalles binnen. Als ze via de post komen, leg ik ze op een speciaal plekje op mijn bureau zodat ik ze ‘niet vergeet’. Komen ze per mail, dan hang ik er een vlaggetje aan om mezelf eraan te doen denken. Op het einde van de maand, wanneer ik mijn facturen moet uitsturen, betaal ik dan de facturen zodat ik maar één keer mijn internetbankieren moet opendoen. En dan zijn er nog de bonnetjes van aankopen die je moet bijhouden om mee in de boekhouding te stoppen, die zwerven overal en nergens rond. In mijn portefeuille, tussen mijn notitieboek, los in mijn handtas,… Verbazingwekkend genoeg ben ik er wel nog nooit een kwijtgespeeld!

Een systeem

Wanneer ik nog als zelfstandige in bijberoep werkte, ging bovenstaande manier van werken. Nu ik voltijds zelfstandige ben, zijn er meer facturen en kosten en merkte ik dat mijn manier van werken niet meer overzichtelijk was. Daar werd ik dan weer zenuwachtig van want ik heb graag een overzicht! Ik was op zoek naar ‘een systeem‘.

Dropbox en Excel

En ik heb intussen een systeem voor mezelf uitgedokterd! Het zit zo: Ik heb een professioneel Dropbox-account waar alle informatie van mijn klanten en financiën samenkomen. Ik heb een mapje per kwartaal met daarin telkens een mapje voor inkomende en uitgaande facturen. Wanneer ik een aankoop doe, kan ik via de Dropbox-app het bonnetje meteen inscannen en in de juiste map zetten. Zo zwerven die al niet meer overal en nergens rond! Hetzelfde voor facturen die via de post komen, die kan ik gewoon inscannen en in mijn Dropbox droppen.

Daarnaast heb ik een overzicht in Excel, waar ik alle bedragen van in- en uitgaande facturen bijhoud, zodat ik kan bijhouden hoeveel BTW ik op het einde van het kwartaal moet betalen. Door met kleuren te werken, weet ik welke facturen al betaald zijn en welke nog niet, zowel van mij uit als mijn klanten. Maar dan moest ik nog àltijd elke maand via internetbankieren alle betalingen uitvoeren, altijd die gestructureerde mededelingen toevoegen,… Ik vind dat een gedoe 🙂

En POM

Tot ik POM ontdekte! Een veelbelovende app die ik nu heb gebruikt voor een paar betalingen. Hoewel sommige bedragen te hoog zijn om via de app te betalen, is het tot hiertoe voor mij alvast een gemak om mee te werken! Je kan op 4 verschillende manieren facturen toevoegen: via mail, foto, scan of uploaden. Ik heb tot hiertoe enkel nog maar facturen moeten betalen die per mail binnenkwamen. Die facturen kan je gewoon doormailen naar een speciaal e-mailadres van POM en nog geen minuut later krijg je een melding in de app dat er een nieuwe betaling klaarstaat. De begunstigde en gestructureerde mededeling haalt POM uit de factuur en jij kan door één klik betalen met de bancontact app. Zà-lig!

Ook handig, wanneer je een factuur nog niet meteen kan, wil of hoeft te betalen, kan je de factuur wél klaarzetten en een herinnering instellen. Kan je dat ook weeral vergeten, zonder dat je vergeet te betalen ;-). Nog een pluspunt, de facturen kunnen meteen gearchiveerd worden in Dropbox, dus ik hoef ze maar naar POM te sturen en ze komen automatisch in mijn Dropbox terecht!

Mijn factuur voor de sociale zekerheid was te hoog om te betalen via de bancontact app, maar dat zal ooit ook wel veranderen. Ik ben in ieder geval al supercontent dat ik nu deze flow heb gevonden voor mezelf, zodat ook facturatie iets wordt om naar uit te kijken!

Hoe regel jij je betalingen en facturatie? Heb jij ook een eigen systeem? 🙂