Het is een zonnige dinsdag in januari wanneer ik de parking van de Forest-kantoren oprijd. Forest Company biedt administratieve oplossingen op maat aan en is het bedrijf van Anya Kussé. Op korte tijd is Forest zo enorm gegroeid, dat ik het hoog tijd vond voor een gesprekje over hoe het voor haar allemaal begon, welke problemen ze onderweg is tegengekomen en om te luisteren naar haar ondernemerstips!

Toen het kwartje is gevallen

“Mijn verhaal begint eigenlijk al lang geleden, want ik had altijd het idee dat ik iets voor mezelf wilde doen. Ik wilde zelfstandige zijn maar ik wist nog niet goed in wat. Tijdens mijn studies KMO Management aan de KdG in Antwerpen werkte ik als student in taverne ’t Forum in Edegem. Stilaan begon ik daar een meer administratieve rol op te nemen en maakte ik de uurroosters, deed ik de administratieve voorbereiding voor de boekhouder en nog meer van dat soort taken. De uitbaters waren gepassioneerd door hun zaak, maar hadden niets met de achterliggende administratie. En daar is het kwartje gevallen! Ik besefte dat andere zaken en zelfstandigen daar ook mee zouden worstelen.” steekt Anya van wal.

Na het afstuderen in 2013 heeft ze meteen een BTW-nummer aangevraagd en is ze begonnen als zelfstandige in bijberoep met daarnaast een halftijds job in loondienst. De eerste anderhalf jaar stelde het niet veel voor, zegt ze daar zelf over. “Ik had moeite met klanten vinden. Buiten de taverne had ik geen klanten en ik wist ook niet goed waar of hoe ik ze moest vinden. Ik ging wel van deur tot deur om mezelf voor te stellen en heb bijna heel de Gouden Gids afgebeld. Maar ik heb daar nooit iets concreet uitgehaald, geen voldoening en ook geen klanten.”

Netwerken

Tot ze in aanraking komt met ‘Open Coffee’, een netwerkmoment voor ondernemers. “Na mijn eerste Open Coffee in Mechelen had ik meteen een opdracht binnen. Ik ben dat verder beginnen opzoeken en ging toen naar twee tot drie Open Coffees per week. Na zes maanden is alles dan eindelijk wat in gang geschoten, mensen begonnen me te kennen en ik kreeg meer en meer aanvragen binnen.” Het is ook op een Open Coffee dat ze voor het eerst in aanraking komt met BNI, een ander principe van netwerken voor ondernemers en zelfstandigen. “Dat doe ik nog steeds minstens één keer per week.” vertelt ze daar nog over.

“De meesten van onze klanten komen echt uit het netwerk. 80% komt via mond-aan-mondreclame, netwerkevents, BNI,… De overige 20% komt via onze website, actieve prospectie en mailings.” zegt ze wanneer ik vraag of ze veel uit haar netwerk haalt. Ja dus 😉

Een groeiend team

In september 2015 heeft Anya de stap gezet van zelfstandige in bijberoep naar voltijds zelfstandige. Om zichzelf en haar bedrijf verder te ontwikkelen deed ze mee met een intensief seminar met masterclasses voor ondernemers van Carl Van de Velde. In totaal een traject van 7 dagen waarin onderwerpen als marketing, optimalisatie van processen en meer aan bod kwamen. “Het is daar dat ik heb beslist om mijn eerste medewerker aan te werven. Als ik wilde groeien, was dat de enige optie die ik had. En in maart 2016 is die eerste collega dan ook gestart.”

Dat het niet allemaal van een leien dakje is verlopen vertelt ze er ook meteen bij. “De collega was fantastisch, maar ik wilde zeker zijn dat ik genoeg werk zou hebben voor haar. Ik had een opdracht van een klant waar ze drie dagen per week voor zou kunnen werken, maar drie dagen voor ze zou starten belde die opdrachtgever af. Ik had dus drie dagen tijd om een plan B te bedenken.” Uiteindelijk is het niet zo slecht geweest, want Anya was verplicht een deel van haar takenpakket door te schuiven. Zo kwam er bij haar weer meer tijd vrij om te netwerken en nieuwe klanten binnen te halen. “Tegen eind 2016 waren we met zes collega’s en die tred heb ik verdergezet. Intussen hebben we een team van 16 en zijn er nog meer onderweg!” zegt ze trots.

Ieder zijn specialiteit

In dat team heeft ieder zijn eigen specialiteiten, wat ook een voordeel is voor de klanten. “Onze klant heeft telkens één aanspreekpunt, maar kan wel beroep doen op de specialiteiten van heel het team. Er zijn klanten waar we bijvoorbeeld met vier aan werken.” Intussen zijn ook meer taken die bij Forest horen, verdeeld onder het team. “In 2017 was mijn uitdaging om mijn takenpakket anders in te richten want ik merkte dat ik nog maar 20% van mijn tijd bezig was met dingen die ik echt leuk vind en waar ik plezier uit haal.”

“We zijn dan een traject opgestart met Joke Oosters rond coaching en zelfsturing. Zo heb ik ontdekt dat er veel taken bij mij lagen, omdat het ‘zo moest’, terwijl dat helemaal niet nodig is.” Nu zitten die taken meer verdeeld onder de collega’s. Nu staat er iemand in voor de werving en selectie, is er iemand specifiek bezig met de interne administratie, is er iemand aangesteld voor het business development en de eerste klantgesprekken,… Sinds kort is één van de collega’s ook Customer Call Agent. “We merkten dat er van onze klanten uit wel vraag kwam naar telefonische ondersteuning voor klanttevredenheid en meer, dus daar hebben nu ook iemand specifiek voor!”

Tussendoor en in het weekend

Wat Anya zelf het leukste vindt om te doen, is zich volop inzetten voor haar organisatie en de structuur. “Efficiëntie optimaliseren, het team goed laten samenwerken,… Ik blijf daarnaast nog altijd het gezicht van Forest, dus netwerken en contacten met klanten onderhouden doe ik ook graag. Verder sta ik in voor de organisatie van onze maandelijkse teammeetings, die we dankzij Joke op een andere manier aanpakken. Ik beslis niet meer alleen, heel het team beslist.”

“Ook organiseer ik regelmatig Forest Finance-avonden voor het team. Daarin krijgen ze een blik in de cijfers van Forest. Zo zien en weten ze dat zij echt een belangrijke schakel zijn in het bedrijf en snappen ze het belang van goede klantencontacten, omdat ze zien wat het met onze cijfers doet wanneer een klant wegvalt.”

Wanneer ik vraag hoe een gemiddelde dag eruit ziet, grijpt ze naar haar iPhone met de woorden “Goh, dat moet ik eens zien. Wacht hé!” En dan komt er een stroom van activiteiten: “Ik sta op rond half zeven en dan begin ik meestal met mijn mails. Dat gaat van klantafspraken tot lopende aanvragen, terugkoppelen, informatie doorgeven,… Dan probeer ik tijd te maken voor netwerkevents en de relaties met de klanten te onderhouden. Ik rij vaak eens langs klanten om te polsen hoe het allemaal loopt. Tussendoor en in het weekend ben ik nog bezig met het aanvragen van groeisubsidies en de KMO portefeuille en wil ik in 2018 investeerders aantrekken!”

“Doordacht durven”

Zoals altijd vraag ik tegen het einde van het gesprek of ze nog een ‘gouden tip’ heeft voor startende of twijfelende ondernemers. Ze neemt een moment om erover na te denken en zegt dat ze er eigenlijk twee heeft. Laat maar komen! “Eerst en vooral moet je gewoon durven, maar doordacht durven. Bevraag je en informeer jezelf. En investeer in een netwerk waar je met vragen terecht kan!”

“Misschien is dat zelfs de grootste meerwaarde van mijn netwerk. Ik kan bij hen aankloppen met mijn vragen over heel uiteenlopende topics en ondernemers delen graag hoe zij bepaalde dingen hebben aangepakt. Zeker als het heeft geleid tot een succes. Wees dus niet verlegen om ernaar te vragen bij ondernemers die je inspireren!”

En dat laatste is exact wat ik heb gedaan in dit gesprek. Dankjewel Anya voor je tijd en veel succes met de uitbouw van Forest Company!

De vorige GIRL TALK’s vind je hier!